Algemene Voorwaarden
Artikel 1. Toepassing van deze voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod en elke (ook toekomstige) overeenkomst tussen Defiant BV (hierna “Defiant”) en de klant, en maken er integraal deel van uit. Specifieke voorwaarden of bedingen in het aanbod of de overeenkomst primeren op deze algemene voorwaarden voor zover zij ervan afwijken. Afwijkingen van of aanvullingen op deze voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan Defiant wanneer Defiant er schriftelijk en uitdrukkelijk mee heeft ingestemd. De aankoop- of inkoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing en kunnen niet tegen Defiant worden ingeroepen, ook niet wanneer zij niet uitdrukkelijk werden afgewezen.
Artikel 2. Definities
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
– Defiant: Defiant BV, met zetel te Nachtegaalstraat 10, 2060 Antwerpen.
– Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Defiant een overeenkomst sluit of aan wie Defiant een aanbod richt.
– Aanbod: elke offerte, elk voorstel, elke scope of elk bestek dat Defiant aan de klant bezorgt.
– Overeenkomst: het door beide partijen aanvaarde aanbod, samen met deze algemene voorwaarden.
– Deliverables: de strategische, creatieve, productionele of andere prestaties en resultaten die Defiant volgens de overeenkomst levert.
– Externe kosten: kosten van derden die Defiant voor de uitvoering van de overeenkomst maakt of aangaat, zoals freelancers, makers, creators, crew, talent, locaties, techniek, productie, media en licenties.
– Onderaannemer: een freelancer, maker, creator, producer, specialist of andere externe partner die Defiant inschakelt om (een deel van) de opdracht uit te voeren.
Artikel 3. Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst
3.1. Elk aanbod van Defiant, met inbegrip van voorstellen, prijsopgaves, bestekken en concepten, is vrijblijvend en bindt Defiant niet. Een aanbod is geldig gedurende de op het aanbod vermelde termijn of, bij gebrek daaraan, gedurende dertig (30) kalenderdagen.
3.2. De overeenkomst komt tot stand na schriftelijke aanvaarding of ondertekening door beide partijen, dan wel zodra Defiant met de uitvoering van de opdracht start nadat de klant het aanbod of een opdracht heeft aanvaard. Ook in dat laatste geval zijn deze voorwaarden van toepassing.
Artikel 4. Prijzen, tarieven en externe kosten
4.1. De prijzen, de tarieven en de wijze van facturatie zijn bepaald in het aanbod. Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
4.2. Externe kosten worden aan de klant doorgerekend, verhoogd met de in het aanbod bepaalde handling fee of marge. Defiant gaat geen externe verbintenissen aan zolang de financiële dekking daarvan tussen partijen niet is geregeld.
4.3. De prijzen zijn gebaseerd op de scope zoals omschreven in het aanbod. Wijzigingen aan die scope worden behandeld volgens artikel 6.
Artikel 5. Voorschotten en betalingsschema
5.1. Bij de totstandkoming van de overeenkomst is een voorschot verschuldigd zoals bepaald in het aanbod.
5.2. Voor opdrachten met externe productie-, crew-, talent-, locatie- of techniekkosten bedraagt het voorschot 50% van de overeengekomen productiebegroting, te betalen vóór de aanvang van de productie.
5.3. Voor opdrachten met mediakosten bedraagt het voorschot 100% van het overeengekomen mediabudget, te betalen vóór de aanvang van de mediaplaatsing.
5.4. Defiant is niet gehouden de uitvoering of productie te starten, externe partijen te boeken of externe verbintenissen aan te gaan zolang het verschuldigde voorschot niet is ontvangen. Een vertraging in de betaling van het voorschot schuift de timing en de opleverdata navenant op, zonder dat Defiant hiervoor aansprakelijk is.
5.5. De resterende bedragen worden gefactureerd volgens de in het aanbod bepaalde betalingsmijlpalen.
5.6. Betaalde voorschotten zijn niet terugbetaalbaar bij annulering door de klant, onverminderd artikel 11.
Artikel 6. Meerwerk en wijzigingen
De overeengekomen prijs en timing gelden voor de in het aanbod omschreven scope. Elke uitbreiding, wijziging of toevoeging buiten die scope — waaronder bijkomende deliverables, extra revisierondes buiten het overeengekomen aantal, gewijzigde of bijkomende concepten, en door de klant gevraagde wijzigingen aan de timing — geldt als meerwerk. Meerwerk wordt vooraf schriftelijk bevestigd via een change order, met vermelding van de bijkomende prijs en de impact op de timing, en verrekend aan de in het aanbod bepaalde tarieven of aan een afzonderlijk overeengekomen forfait. Zonder ondertekende change order is Defiant niet gehouden het meerwerk uit te voeren.
Artikel 7. Uitvoering van de diensten en onderaanneming
7.1. Defiant voert de opdracht uit naar best vermogen en volgens de professionele standaarden binnen de sector. Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders bepaald, gaat het om een inspanningsverbintenis en niet om een resultaatsverbintenis. Doelstellingen, prognoses of KPI’s die in het aanbod of in de communicatie worden vermeld, zijn indicatief en houden geen resultaatsgarantie in.
7.2. Defiant heeft het recht om de opdracht geheel of gedeeltelijk te laten uitvoeren door onderaannemers uit haar netwerk, voor zover zij over de nodige kwalificaties beschikken.
7.3. Deze overeenkomst doet geen rechtstreekse contractuele band ontstaan tussen de klant en een onderaannemer. De klant stuurt de onderaannemers van Defiant niet rechtstreeks aan en contacteert hen niet buiten Defiant om voor de opdracht. Tijdens de samenwerking en gedurende twaalf (12) maanden na afloop ervan gaat de klant geen rechtstreekse samenwerking of overeenkomst aan met een door Defiant ingeschakelde onderaannemer voor werk dat vergelijkbaar is met de opdracht, zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van Defiant.
7.4. Defiant blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor het werk van haar onderaannemers, binnen de grenzen van artikel 15.
Artikel 8. Medewerking van de klant
8.1. De klant bezorgt Defiant tijdig alle informatie, materialen, toegangen, feedback en goedkeuringen die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, en respecteert de daarvoor afgesproken redelijke termijnen.
8.2. De klant zorgt voor toegang tot de personen die binnen zijn organisatie beslissingsbevoegd zijn voor het project.
8.3. Vertraging, onvolledigheid of gebreken in de medewerking van de klant schuiven de timing en de opleverdata navenant op en kunnen bijkomende kosten meebrengen, die als meerwerk worden behandeld. Defiant is niet aansprakelijk voor de gevolgen daarvan, ook niet bij opdrachten met een vaste datum zoals events of activaties.
Artikel 9. Oplevering, revisie en goedkeuring
9.1. Het aanbod bepaalt het aantal inbegrepen revisierondes. Bijkomende rondes gelden als meerwerk.
9.2. De klant beoordeelt opgeleverde deliverables binnen de overeengekomen termijn of, bij gebrek daaraan, binnen tien (10) werkdagen. Bezorgt de klant binnen die termijn geen schriftelijke en gemotiveerde opmerkingen, dan wordt de deliverable geacht te zijn goedgekeurd.
9.3. De goedkeuring van een deliverable of fase betekent dat het verdere werk daarop voortbouwt. Latere wijzigingen aan een goedgekeurde deliverable gelden als meerwerk.
Artikel 10. Uitvoeringstermijnen
Opgegeven termijnen en planningen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk als bindend bestempeld. Behoudens opzet of zware fout in hoofde van Defiant geeft een vertraging in de levering of uitvoering de klant geen recht op schadevergoeding, noch op ontbinding van de overeenkomst, noch op opschorting van zijn betalingsverplichtingen.
Artikel 11. Annulering door de klant
11.1. Annulering door de klant gebeurt schriftelijk.
11.2. Bij annulering blijven alle reeds geleverde prestaties verschuldigd, evenals — voor 100% — alle externe kosten en verbintenissen die Defiant op het ogenblik van de annulering al heeft gemaakt of aangegaan en die niet meer kosteloos kunnen worden geannuleerd.
11.3. Daarnaast is op het nog niet uitgevoerde gedeelte van de overeengekomen prijs een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd, als volgt:
– annulering meer dan 30 kalenderdagen vóór de afgesproken start- of opleverdatum: 20%;
– annulering tussen 30 en 14 kalenderdagen voordien: 35%;
– annulering minder dan 14 kalenderdagen voordien: 50%.
Dit alles onverminderd het recht van Defiant om grotere werkelijk geleden schade te bewijzen.
Artikel 12. Betaling en laattijdige betaling
12.1. Facturen zijn betaalbaar binnen de op de factuur vermelde termijn, behoudens andersluidend schriftelijk beding.
12.2. Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlintrest van 1% per maand verschuldigd, waarbij elke begonnen maand als een volledige maand telt.
12.3. Daarnaast is een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande factuurbedrag verschuldigd, met een minimum van €150, als vergoeding voor buitengerechtelijke inningskosten, onverminderd het recht om hogere werkelijk geleden schade te bewijzen.
12.4. Elke laattijdige betaling geeft Defiant het recht om verdere leveringen en prestaties op te schorten tot volledige betaling, zonder dat dit de klant recht geeft op schadevergoeding.
12.5. Klachten over een factuur moeten binnen acht (8) kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk worden gemeld, bij gebrek waaraan de factuur als aanvaard geldt.
Artikel 13. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten
13.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de concepten, strategieën, ontwerpen, creaties en andere deliverables van Defiant blijven bij Defiant tot op het ogenblik van de volledige betaling van alle daarop betrekking hebbende bedragen.
13.2. Na volledige betaling verkrijgt de klant de gebruiksrechten op de finale deliverables zoals afgebakend in het aanbod naar drager, kanaal, grondgebied en duur. Gebruik buiten die afbakening, met inbegrip van een onbeperkte of exclusieve overdracht, vereist een voorafgaand schriftelijk akkoord en een bijkomende vergoeding.
13.3. Concepten, voorstellen en deliverables die niet werden weerhouden of niet werden betaald, blijven integraal eigendom van Defiant en mogen door de klant niet worden gebruikt.
13.4. De methodologie, werkwijzen, tools, templates, knowhow en werkbestanden die Defiant ontwikkelt of gebruikt, blijven eigendom van Defiant en vallen niet onder de overdracht.
13.5. Defiant verleent geen garantie over de toelaatbaarheid, beschikbaarheid, exclusiviteit of authenticiteit van ontwerpen, namen, merken of modellen, en is niet aansprakelijk voor aanspraken van derden ter zake. De klant staat in voor de finale juridische clearing en voor een eventuele merk- of modelregistratie.
Artikel 14. Talent, creators, content en rechten van derden
14.1. Wanneer de deliverables gebruikmaken van talent, creators, muziek, beeld, footage, fonts, stockmateriaal of andere rechten van derden, gelden de gebruiksrechten enkel binnen de afbakening (kanaal, grondgebied, duur) zoals bepaald in het aanbod.
14.2. Verlenging of uitbreiding van het gebruik van talent-, creator- of licentiemateriaal na afloop van het overeengekomen gebruiksvenster vereist een nieuw akkoord en kan bijkomende vergoedingen aan derden en aan Defiant meebrengen.
14.3. Het aanbod bepaalt welke partij de rechten van derden klaart en draagt. Tenzij anders bepaald, draagt de klant de kosten van licenties, rechtenverlengingen en buy-outs.
14.4. De klant vrijwaart Defiant voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik door de klant van de deliverables buiten de overeengekomen afbakening.
14.5. De klant garandeert dat de materialen, merken, teksten, beelden en andere elementen die hij zelf aan Defiant aanlevert, geen rechten van derden schenden, en vrijwaart Defiant voor alle aanspraken van derden die daaruit voortvloeien.
Artikel 15. Aansprakelijkheid
15.1. De aansprakelijkheid van Defiant is beperkt tot de directe en voorzienbare schade, met uitsluiting van indirecte schade en gevolgschade, waaronder gederfde winst, omzetverlies, verlies van data, reputatieschade en schade door exploitatie of gebruik.
15.2. De totale aansprakelijkheid van Defiant is in elk geval beperkt tot het bedrag dat Defiant heeft gefactureerd voor het deel van de overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
15.3. Defiant is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden, door de door de klant aangeleverde materialen of informatie, of door de keuzes die de klant zelf maakt.
15.4. De aansprakelijkheid van Defiant reikt nooit verder dan die van haar leveranciers en onderaannemers.
15.5. Alle vorderingen tussen partijen in verband met de overeenkomst worden uitsluitend geregeld door deze voorwaarden. De klant doet, binnen de grenzen van de wet, afstand van het recht om Defiant buitencontractueel aansprakelijk te stellen.
15.6. De klant stelt geen rechtstreekse vordering in tegen de vennoten, medewerkers, bestuurders of onderaannemers van Defiant. Alle vorderingen worden uitsluitend tegen Defiant gericht, binnen de grenzen van dit artikel. Deze beperking geldt niet in geval van opzet, fraude of schade aan de fysieke of psychische integriteit van personen, noch voor zover de wet dit niet toelaat.
15.7. Geen enkele bepaling in deze voorwaarden sluit de aansprakelijkheid van Defiant uit in geval van opzet of zware fout.
Artikel 16. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
16.1. Beide partijen behandelen de vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen vertrouwelijk en gebruiken die enkel voor de uitvoering van de overeenkomst.
16.2. Wanneer Defiant in het kader van de opdracht persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld bij inschrijvingen, communities of events, gebeurt dit conform de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (GDPR). Partijen leggen waar nodig de verwerkersafspraken schriftelijk vast.
Artikel 17. Retainers en vaste samenwerkingen
17.1. Bij retainers of vaste samenwerkingen bepaalt het aanbod de afgebakende deliverables, de scope en de duur.
17.2. Niet-gebruikte prestaties, uren of capaciteit binnen een periode worden niet automatisch overgedragen naar een volgende periode, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
17.3. Een retainer dekt enkel de overeengekomen scope. Werk daarbuiten wordt behandeld als meerwerk.
17.4. Een retainer kan door elke partij schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één (1) maand.
Artikel 18. Referentie, portfolio en cases
Behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk andersluidend beding heeft Defiant het recht om de klant als referentie te vermelden en om het voor de klant uitgevoerde werk te tonen en te bespreken in haar portfolio, cases, presentaties, award-inzendingen, website en sociale kanalen. Vertrouwelijke of nog niet publiek gelanceerde elementen worden pas getoond na de publieke lancering of na akkoord van de klant.
Artikel 19. Overmacht en imprevisie
19.1. Wanneer Defiant door overmacht, staking, lock-out of enige andere buitengewone omstandigheid buiten haar wil in de onmogelijkheid verkeert om de overeenkomst (verder) uit te voeren, heeft Defiant het recht om de uitvoeringstermijn te verlengen of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, zonder dat hiervoor enige schadevergoeding verschuldigd is. Reeds geleverde prestaties en reeds aangegane externe kosten blijven verschuldigd.
19.2. Wanneer onvoorziene en niet-toerekenbare omstandigheden de uitvoering van de overeenkomst aanzienlijk verzwaren, bijvoorbeeld door een substantiële stijging van productie-, crew-, talent- of andere externe kosten, heeft de getroffen partij het recht om een heronderhandeling van de overeenkomst te vragen. Bereiken partijen binnen een redelijke termijn geen akkoord, dan kan elke partij de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding, waarbij reeds geleverde prestaties en reeds aangegane externe kosten verschuldigd blijven. Deze bepaling geldt niet voor betalingsverplichtingen.
Artikel 20. Opschorting en ontbinding
20.1. Bij niet-nakoming door de klant van zijn verplichtingen, en na een schriftelijke ingebrekestelling die binnen een redelijke termijn zonder gevolg blijft, heeft Defiant het recht om hetzij haar verbintenissen op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk als ontbonden te beschouwen.
20.2. Bij faillissement, kennelijk onvermogen of staking van betaling van de klant heeft Defiant het recht om de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen.
20.3. Bij ontbinding ten laste van de klant worden alle effectief uitgevoerde prestaties gefactureerd, ook bij forfaitair bepaalde prijzen. Daarnaast is een forfaitaire schadevergoeding van 20% verschuldigd op het niet-uitgevoerde gedeelte van de overeengekomen prijs, onverminderd het recht van Defiant om grotere werkelijk geleden schade te bewijzen en onverminderd artikel 11.
20.4. Bij ontbinding ten laste van Defiant heeft de klant recht op vergoeding van zijn directe en voorzienbare schade volgens het gemeen recht, binnen de grenzen van artikel 15.
Artikel 21. Algemene bepalingen
21.1. Is een bepaling van deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen vervangen de betrokken bepaling in dat geval te goeder trouw door een geldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
21.2. Het feit dat Defiant een recht uit deze voorwaarden niet of niet onmiddellijk afdwingt, houdt geen afstand van dat recht in.
Artikel 22. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op elke factuur en op de onderliggende overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die erop betrekking hebben, behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen.